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Missions des archives

Faire la preuve de l'action de la Ville, en conserver la trace et la rendre accessible sont les missions principales confiées au service des Archives.
Ces missions se concrétisent par différentes actions :

La collecte

Les archivistes organisent et préparent la transmission des documents produits et reçus par les différents services de la ville aux Archives selon une procédure bien établie appelée versement.
Ils sont également amenés à recueillir des archives de toutes natures provenant de particuliers, d'organismes ou associations diverses par le biais de dons.

Registres reliés

Registres reliés

Grands formats / Plans

Grands formats / Affiches

Transparents / Microfilm, micro-fiches, négatifs, diapositives

Tirages photographiques

Cartes postales

Supports audiovisuels / Vinyles

CD - DVD

Supports audio-visuels / Bandes magnétiques vidéo

Supports audiovisuels / Bandes magnétiques sonores

Ouvrages

Ouvrages

Presse

Dossier contemporain

Supports d'archives

"Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité."
Art. L. 211-1 du Livre II du Code du patrimoine, Modifié par LOI n°2016-925 du 7 juillet 2016 - art. 59

Le classement

Une fois collectés, les documents sont mis en ordre intellectuellement et matériellement selon des principes et normes archivistiques. Les dossiers sont identifiés par un système de cotation, conditionnés dans des boîtes adaptées et entreposés sur des rayonnages. L'aboutissement du travail de classement et du traitement documentaire d'analyse et d'indexation donne lieu à la publication d'instruments de recherche qui facilitent les recherches et l'accès aux archives.

Salle de tri des Archives - Hôtel de Ville AMMG Salle de tri des Archives - Hôtel de Ville

La conservation

Les Archives municipales gardent physiquement les documents qui leur sont confiés selon des normes spécifiques relatives à l'hygrométrie, la température, la lumière... en vue d'assurer leur sauvegarde ; on parle de conservation préventive. Certains documents peuvent faire l'objet d'une restauration dans le service ou par un professionnel, on parle de conservation curative.

Salle 2 des Archives - Hôtel de Ville AMMG Salle 2 des Archives - Hôtel de Ville

La communication

Toute l'équipe met enfin à la disposition du public et des services de la ville, les archives en fonction de leur état matériel et du respect de la confidentialité des informations. Certains documents ne sont consultables sous forme numérisée de façon à protéger matériellement les originaux fragiles.

La communication des documents est une mission fondamentale encadrée par la Commission d'Accès aux Documents Administratifs (CADA) et la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). Le principe de communication des archives publiques aux citoyens remonte à la Révolution française et est considéré comme un élément essentiel de la démocratie.

Salle de lecture des Archives - Hôtel de Ville AMMG Salle de lecture des Archives - Hôtel de Ville

La valorisation

Le service des Archives peut participer à la valorisation du patrimoine municipal à travers différentes actions : l'organisation ou la participation à des exposition, l'accueil de publics scolaires, la réalisation de publications, la diffusion et l'amélioration de l'accès aux documents notamment par leur numérisation et leur mise en ligne sur internet et l’animation de ses pages sur les réseaux sociaux.

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