Appel à participation Forum des associations 2019

Appel à participation Forum des associations 2019

Déposez votre candidature avant le 31 mars 2019

Si votre association souhaite participer au Forum des Associations 2019, qui se tiendra le samedi 14 septembre au Palais des Sports, merci de remplir l’appel à participation ci-dessous avant le 31 mars 2019.

Modalités de participation

  • Le Forum des associations se déroule au Palais des Sports, sur une implantation de stands thématisés et définis par les organisateurs.
  • La configuration de chaque stand est identique pour chaque association à savoir : 1 espace de 1,22 x 2 m, 1 table, 3 chaises, 1 point électrique, accès wifi.
    Attention : il est possible d’amener son propre matériel et mobilier en respectant la taille de l’espace dédié à l’association. Tout matériel d’aménagement ou de décoration du stand doit être conforme à la norme incendie M1.
  • Un paiement pour inscription à hauteur de 20 €  ou 20 cairn sera demandé aux associations participantes. Ce paiement sera effectué en amont de l’événement selon un calendrier à respecter impérativement. 
  • Horaires d’ouverture au public : de 10h à 18h. Entrée gratuite. Un temps d’installation est prévu la veille au soir et le matin même, sur des créneaux horaires réservés aux associations exposantes.
  • Vous pouvez proposer une animation pour cette journée sur votre stand ou sur un espace "Animations" dédié (scène à proximité de la zone de stands - formule légère impérative, pas de dispositif technique lourd). Les propositions feront l’objet d’une coordination pour le montage d’une programmation de cette journée. Exemple : extrait d’une pièce de théâtre, ateliers découvertes, jeux, maquillage…
  • Chaque participant est responsable de son stand comme de sa bonne tenue. Les adhésions ainsi que les boîtes à dons seront autorisées sur place sous l’entière responsabilité de chaque association participante.
  • Les associations non retenues pourront bénéficier d’un espace d’information sur place via le dépôt de leurs supports de communication (un type de support d’information par association). 
  • Afin de respecter chaque espace stand et association présente, le tractage à l’intérieur du Palais des Sports est interdit.

Critères de sélection

Les critères de sélection des associations retenues pour être présentes lors de ce prochain Forum sont les suivants :

  • Association ayant son siège à Grenoble ou comptant plus de 50 % d’adhérents grenoblois ou ayant une activité significative sur la commune
  • Association d’intérêt général (avec organisation démocratique) et non-commerciale, hors champ spécifique de l’ESS (Economie Sociale Solidaire).
  • Pas de thématique Sport au Forum des associations : les candidatures des associations sportives seront redirigées vers le Forum des sports qui a lieu début septembre. Vous pouvez candidater à l'adresse suivante : oms.grenoble@wanadoo.fr
  • Les candidatures remplissant les critères ci-dessus et n’ayant pas été retenues pour l’édition 2018 seront prioritairement étudiées.
  • Le comité de sélection veillera également à assurer une bonne représentativité de la diversité associative au sein de chaque thématique.

Communication

Tous les participants bénéficieront de la communication de l’événement, à savoir :

  • Mise en avant des participants sur les supports de communication (campagne de communication numérique, papier…).
  • Relais médiatique et invitation à la conférence de presse.

Appel à participation - Forum des associations 2019

Important

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 31 mars 2019

Nous vous demandons de respecter expressément cette date butoir. Votre dossier devra comporter l’ensemble des pièces indiquées.

Le Comité de sélection se réunira mi-avril. Une réponse vous sera apportée début mai 2019. Si votre association est retenue, une convention sera établie : elle détaillera l’ensemble des dispositions relatives à l’organisation de votre participation.

Identification de l'association

Contact

Stand

La configuration de chaque stand est identique : un espace de 1,22 x 2 m, 1 table, 3 chaises, 1 point électrique (1 alimentation limitée à 16 ampères par stand), 1 accès wifi.

Pièces à fournir

L'attestation d'assurance de l'année en cours est obligatoire (pièce n°1).

Les pièces Procès verbal d' assemblée générale ou constitutive (pièce n°2) et dernier Rapport d'activité (pièce n°3) sont obligatoires SAUF si elles ont déjà été fournies à la ville de Grenoble lors d'une demande de subvention ou de local en 2018 ou 2019.

Pour les associations ayant moins d’un an d’existence : merci de fournir uniquement les pièces n°1 et 2.

ATTENTION : ne pas mettre d'apostrophe et caractères spécifiques dans le nom de vos pièces. A défaut votre candidature ne pourra pas être envoyée.

* Champs obligatoires

La Ville de Grenoble vous informe que les données à caractère personnel courantes recueillies à l’occasion de votre candidature au forum des associations font l’objet d’un traitement mis en œuvre par le service Relations avec le Monde Associatif. Ce traitement, nécessaire à l’exécution d'une mission de service public dont est investi la Mairie de Grenoble, est destiné à la présentation des candidatures au comité de sélection et à la correspondance avec les associations candidates puis retenues. Vos données personnelles sont conservées tant que vous souhaitez rester informés de l’organisation du forum des associations de la Ville de Grenoble. Elles seront supprimées si vous ne souhaitez plus recevoir d’informations sur ce thème.

Vous disposez du droit d’accès aux données vous concernant, de celui de les faire rectifier, de demander leur suppression si elles ne sont plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles pour motif légitime. Pour exercer vos droits, vous devez contacter le service RMA à l’adresse : gaelle.vigne@grenoble.fr. Vous pouvez pour toute question relative à vos droits contacter le délégué à la protection des données de la Ville de Grenoble à l’adresse : dpo@grenoble.fr

Contact

RELATIONS AVEC LE MONDE ASSOCIATIF

Maison des Associations
6, rue Berthe de Boissieux
38 000 Grenoble

Tél : 04.76.87.91.90 
E-mail : forum.asso@grenoble.fr