Comment tenir son assemblée générale pendant la crise sanitaire

Vie associative

Publié le 09/04/2021

Avec la crise du covid-19, beaucoup d'associations n'ont pas pu tenir leur Assemblée générale annuelle, que ce soit pour des raisons humaines ou techniques. Pas d’inquiétude ! Des assouplissements et des dérogations temporaires et exceptionnelles sont prévus.

Avec un contexte sanitaire toujours incertain, de nombreux (ses) dirigeant(e)s continuent à s’interroger sur l’organisation de leur Assemblée générale (AG). Annuler ? Reporter son AG ? Comment et dans quelles conditions l'organiser ?

Chaque année, le premier semestre est un moment riche dans le fonctionnement et la vie statutaire des associations.

C’est la période où :

  • les organes d’administration de l’association procèdent à l’arrêté des comptes à soumettre au vote des assemblées générales,
  • les dirigeants de la structure présentent en assemblée générale leur rapport de gestion et d’activité de l’association,
  • ils remettent le cas échéant leur mandat en jeu dans le cadre des élections,
  • des projets importants doivent être soumis à approbation…

Oui mais… cette année encore, cette période si importante dans la vie statutaire de votre association ne pourra peut-être pas se dérouler comme d’habitude !

Il est important de permettre à votre association d’assurer la continuité des prises de décisions collectives.

Le fonctionnement des Assemblées générales a été assoupli

Le décret du 18 décembre 2020 est venu modifier et proroger celui du 10 avril 2020 pour adapter le fonctionnement de certaines instances délibératives au contexte créé par l’épidémie de Covid-19.

Concernant les Assemblées Générales (AG) :

  • Organiser une AG « à huit clos » :

L’AG se tient sans que les membres ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle mais seulement si, à la date de la convocation de l’assemblée ou à celle de sa réunion, une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fait obstacle à la présence physique à l’assemblée de ses membres. Le procès-verbal de la réunion précise alors la mesure administrative dont il s’agit.

Autrement dit, dans le cadre d’un « couvre-feu » ou d'un nouveau confinement, l’AG peut se dérouler à huit clos.

  • La visioconférence est possible. La prise de décision par consultation écrite et le vote par correspondance sont autorisés.

→ Pour les décisions par consultation écrite ou vote par correspondance, le texte des décisions proposées, le bulletin de réponse et les documents nécessaires à l’information doivent être adressés à chacun des membres, au plus tard en même temps que la convocation de l’AG(-15 jours).

Pour le vote par correspondance, le texte des décisions proposées, un bulletin de vote et les documents nécessaires à l’information sont adressés à chacun des membres par écrit, au plus tard en même temps que la convocation de l’AG (-15j).

Dans ces 2 cas, les instructions de vote peuvent être adressées par mail, si l’organe compétent le permet.

Et cela, quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.

  • Les membres doivent être informés des changements au moins 3 jours avant l’AG :

La modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.

  • Aucune nullité de l’assemblée n’est encourue du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale.

Concernant le CA et le Bureau :

  • La présence des membres par visioconférence et la prise de décision par consultation écrite sont possibles, et ce, sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s’y opposer. Et cela quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer.
  • Les documents et informations demandés par un membre avant l’AG peuvent lui être communiqués par mail :

Ces dispositions s’appliquent jusqu’au 31 juillet 2021

Questions / Réponses

  1. Que se passe-t-il si nos instances statutaires délibèrent de façon dématérialisée alors que ce n’est pas prévu par les statuts ?

Si vous entrez dans le champ des mesures exceptionnelles de l'ordonnance du 25 mars 2020, les délibérations seront valables car la loi rend inopérante les dispositions des statuts.

2. Que se passe-t-il si l’AG de mon association n’a pas pu se réunir avant le 30 juin 2020 ?

Pour les associations ayant une activité économique et l’obligation, à ce titre, d’établir des comptes annuels et de les soumettre, avec le rapport de gestion, à l’approbation de l’assemblée générale, un délai de 6 mois est autorisé après la clôture de l’exercice.

Pour les autres associations, vous devez réaliser votre AG en tenant compte de l’Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 . C’est-à-dire que l’AG doit être réalisée quelle que soit la forme ( présentiel ou distanciel).

3. Quelles différences fait-on entre réunion en visio ou audio-conférence, vote à distance, vote en ligne ou consultation écrite ?

Il convient de distinguer :

  • La notion de présence : au lieu d’être physiquement présent à une réunion, les personnes peuvent participer par conférence téléphonique ou audiovisuelle sous réserve des moyens techniques utilisés ?. Pour que de telles modalités de réunions soient reconnues valables pour vos AG et vos CA, il faut que les moyens techniques mis en œuvre :
    • permettent l’identification des membres présents
    • garantissent la participation effective des membres
    • transmettent au moins la voix des participants
    • satisfassent à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
  • La consultation écrite qui n’est pas une réunion mais une manière de soumettre au vote des délibérations, par exemple par mail ou via des outils en ligne (comme des outils de sondage).

Dans tous les cas, il conviendra de disposer des preuves suffisantes sur les moyens techniques mis en œuvre afin de limiter les risques de remises en cause des décisions prises.

4. Dans le cadre d’une réunion à distance, comment peut-on procéder au vote ?

Lors des réunions physiques, les votes ont lieu à main levée ou par scrutin secret.

En réunion par conférence téléphonique ou audiovisuelle, il convient d’adapter l’expression des participants selon leur nombre et la nécessité du caractère secret du vote ou non.

Pour les votes en direct au cours de la réunion mais secrets ?, il convient de disposer d’outils techniques proposant les fonctionnalités adaptées.

Dans tous les cas, il conviendra de disposer des preuves suffisantes sur les moyens techniques mis en œuvre afin de limiter les risques de remises en cause des décisions prises.

5. Pendant la crise sanitaire, pouvons-nous faire délibérer notre AG par consultation écrite ?

La réponse est oui. Dans sa version initiale, l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 ne le permettait pas mais désormais, jusqu’au 1 avril 2021, l’ordonnance du 25 mars 2020 modifiée permet la prise de décision des AG par voie de consultation écrite des membres si ce n’est pas prévu dans les statuts de l’association.

6. Pendant la crise sanitaire, pour une AG organisée à distance, quels documents doit-on établir et conserver ?

Afin de limiter les risques de remises en cause des décisions prises, dans ces conditions si exceptionnelles, il parait essentiel de conserver des preuves des modalités de prises de décisions.

Il conviendra en particulier de pouvoir démontrer la qualité des moyens techniques mis en œuvre, c’est-à-dire :

  • s’assurer que l’ensemble des membres disposent techniquement de la possibilité de délibérer sous une forme dématérialisée (téléphone, ordinateur compatible avec le logiciel utilisé…)
  • disposer d’une justification des présences, des votes émis : impressions d’écran, enregistrement des échanges, trace de messages dans les outils de « chat »…
  • mentionner l’outil utilisé dans le procès-verbal et conserver une fiche de présentation de l’outil.

En outre, comme pour toute réunion de vos instances, il s’agira de :

  • s’assurer que tous les membres ont été convoqués
  • de respecter le quorum (s’il existe) et les règles de majorité statutaires
  • s’assurer de la comptabilisation des mandats de représentation.

Pour plus de sécurité, vous pouvez même demander aux organes de l’association de valider ces modalités de vote exceptionnelles avant toute prise de décisions.

7. Quels logiciels puis-je utiliser pour réaliser mon AG ?

Pour une conférence téléphonique ou visuelle (même si les statuts ne le prévoient pas), différents logiciels gratuits peuvent être utilisés : Zoom, Skype, Starleaf, WhatsApp...

6 conseils pour réussir son Assemblée générale à distance, par le RNMA.