Cahier des charges
Contexte général
La Ville de Grenoble organise un grand événement dont l’intitulé est la Biennale des Villes en Transition. Cet événement, qui promeut les transformations à mettre en œuvre à l’échelle locale pour la justice sociale et environnementale, mobilise du public, des délégations locales et internationales, des spectacles, conférences thématiques et autres ateliers. Dans ce cadre, avec une volonté forte de mobilisation et d’accueil du public au sein des différents sites prévus, l’équipe d’organisation de l’événement souhaite être accompagnée pour la gestion des bénévoles mobilisés lors de l’événement.
Celui-ci se tiendra du 10 au 17 mai 2025 dans plusieurs espaces de la Ville de Grenoble. Il accueillera diverses manifestations, allant de la conférence en intérieur, en extérieur, à des animations, déambulations, visites, restauration, projections en plain air et forums pour les professionnel-le-s. L’événement vise à articuler diverses formes de médiation traitant de transitions dans l’Action Publique Territoriale. Ainsi, plusieurs sites seront mobilisés notamment : Palais des Sports, Parc Paul Mistral, l’Hôtel de Ville, la Maison de L’international, etc.
Objectifs généraux :
La mission pour laquelle la Commune de Grenoble mobilise un.e prestataire concerne la bonne tenue de l’événement, l’orientation du public et la qualité de l’accueil sur les sites de la Biennale. En ce sens, le bénévolat aura pour but de renforcer les interactions dans l’espace public, de donner à voir sur les activités prévues pendant l’événement tout comme de contribuer à l’engagement des personnes bénévoles sur les sujets portés par la Biennale. La mission implique comme objectif la mobilisation de 200 bénévoles à la semaine.
A titre d’exemple, La Ville de Grenoble est en lien avec des partenaires ayant informé de leur capacité à mobiliser des bénévoles, parmi lesquels :
- Mission locale
- Grenoble Ecole de Management
- Association APARDAP
Missions attendues pour le prestataire sélectionné :
En amont :
- recrutement et suivi des inscriptions et gestion de la base de données.
- coordination des équipes bénévoles en lien avec les chefs de poste.
- réalisation et coordination du planning général des équipes bénévoles.
- mise en place et suivi des outils (fiche d’inscription, charte bénévoles, trombinoscope, etc).
- organisation de réunions d’information pour les chefs de poste.
En exploitation :
- accueillir et encadrer les bénévoles sur site.
- veiller au respect des plannings sur site.
- faire de la veille et des ajustements sur les différents postes.
- veiller à la bonne formation et expérience des équipes.
Missions attendues pour les bénévoles engagés :
- Accueil et médiation des publics de l’événement.
- Accompagner les chefs de postes dans leurs missions.
- Mener des actions de communication.
- Gestion des sites d’information et de départ des balades.
- Orienter le public sur les sites de la Biennale au fur et à mesure des animations prévues.
- Aider à la logistique ponctuelle.
- Distribution de questionnaires de recensement et d’évaluation à divers espaces de la Biennale pour recenser le public et son opinion sur la nature et la qualité des animations proposées.
Organisation de la consultation :
- La consultation est envoyée le mercredi 05 mars à seize heure et s’achève le vendredi 21 mars à midi.
- Les prestataires sélectionnés en candidature présentent sous forme de dossier écrit leur proposition de prestation. Ce dossier de présentation tient compte des enjeux présentés dans ladite consultation.
- La Ville de Grenoble attribue le contrat à la candidature retenue avant le 15 mars et s’engage à informer les structures non retenues en détaillant, si demande, les critères de note.
Préparation et critères d’attribution de la prestation (sur 20 points)
Les candidatures reçues sont étudiées selon 4 critères de note représentant un barème de 20 points au total, présentés de la façon suivante :
- Identification et organisation de réunions des structures partenaires en amont de l’événement – 5 points
- Offre de formation et de contreparties aux bénévoles – 5 points
- Proposition de gestion de l’ensemble de la semaine par pôles et besoins – 5 points
- Budget alloué à la prestation – 5 points
a) Identification et organisation de réunions
Le prestataire devra proposer un calendrier prévisionnel, en collaboration étroite avec le chargé de production de l’événement, à partir de mars, jusqu’à l’événement indiquant :
- Dates des réunions prévues.
- partenaires mobilisés à chaque réunion.
- Elaboration des besoins et attentes fluctuantes.
Une attention particulière sera attendue du prestataire retenu de se mailler aux associations participantes et de démarcher d’autres structures, en collaboration étroite avec l’équipe d’organisation de l’événement.
b) proposition de gestion de l’ensemble de la semaine par pôles et besoins
Le prestataire devra dans son dossier de présentation proposer des tranches horaires indicatives, des fiches de poste type, etc.
c) Budget alloué à l’opération
Le prestataire retenu présentera une proposition financière dont le montant ne pourra excéder 10 000€ TTC.
Pour déposer votre dossier – ou solliciter plus d’informations - merci d’écrire aux deux adresses mails ci-dessous :
- Anthony Ricci, chargé de production - anthony.ricci@grenoble.fr
- Romain Pleignet, chef de projet – romain.pleignet@grenoble.fr