Forum des Assos et des Sports - Direction technique de l’événement

Contexte général

La Ville de Grenoble et l’Office Municipal des Sports (OMS) organisent chaque année, après la rentrée scolaire, le Forum des Assos et des Sports dans le Palais des Sports Pierre Mendès France. Cet événement permet aux Grenoblois de découvrir la richesse du tissu associatif local et de s’engager dans diverses activités. Il favorise également les échanges entre associations, habitants et acteurs locaux. Rassemblant environ 300 associations, ce forum couvre des domaines variés : culture, éducation, sport, loisirs, environnement, économie sociale et solidaire, santé, solidarité et citoyenneté. En 2025, il a accueilli prés de 8000 visiteurs.

Le Forum des associations et des sports se compose habituellement d’un salon intérieur (3 espaces distincts) qui accueille les associations, d’une ou plusieurs zones « animations et démonstrations » à l’extérieur (sur les parvis) et d’un petit espace réservé aux exposants.

Objectif et attentes de la mission

La Ville de Grenoble recherche un prestataire pour assurer la direction technique de l’événement. Cette mission inclut la coordination des équipes, l’organisation logistique, le suivi technique, budgétaire et réglementaires de l’installation et du déroulement du Forum au Palais des Sports.

Le·a directeur·rice technique est responsable de la planification, de la mise en œuvre et de la supervision des moyens humains et matériels nécessaires. Il·elle veille à la sécurité des biens et des personnes, fournit les éléments techniques indispensables (plans, plannings, fiches techniques), recrute et coordonne une équipe technique dans le respect des enveloppes budgétaires allouées, travaille en étroite collaboration avec le régisseur général du Palais des Sports et les services organisateurs.

Gouvernance

L’organisation du Forum est co-pilotée par le service Vie Associative et Citoyenne de la Ville de Grenoble et l’Office Municipale des Sports (l’association l’OMS), en lien avec le Service Événementiel, La Direction de la Communication et la Direction des Sports de la Ville de Grenoble.

Le Comité Technique (COTECH), composé de ces partenaires, assure le suivi opérationnel. Un Comité de Pilotage (COPIL), réunissant les élus de la Ville et de l’OMS, valide les orientations majeures.

Le·a directeur·rice technique travaillera en lien direct avec :

• Le coordinateur événementiel du service Vie Associative et Citoyenne
• Les référent-es techniques de l’Office Municipale des Sports
• Le régisseur d’accueil du Palais des Sports et ses équipes techniques
• Le Service Événementiel de la Ville de Grenoble

Contenu et déroulé de la mission

Missions et livrables

Livrable 1 : Plans et déroulé de l’événement - 26 juin 2026

• Définition du plan d’installation (environ 300 stands, équipements, réseau électrique, signalétique, accès WiFi).
• Organisation logistique en lien avec les équipes techniques et les prestataires.
• Élaboration du planning des équipes techniques.
• Vérification de la conformité du matériel et des infrastructures.
• Organisation du stationnement pour les exposants et les visiteurs.

Livrable 2 : Budget et rétroplanning - 26 juin 2026

• Consultation des prestataires (marchés publics de la Ville de Grenoble ou 3 devis minimum).
• Estimation et élaboration du budget technique et logistique dans le respect des marchés publics existants.
• Proposition d’organisation des équipes et d’un rétroplanning d’exploitation détaillé.

Livrable 3 : Réalisation de l’événement / Exploitation (3,4,5 et 7 septembre 2026)

• Supervision des installations et de la mise en œuvre du Forum.
• Coordination des équipes et prestataires techniques.
• Garantie du respect des règles de sécurité et d’hygiène.
• Organisation du rangement et restitution du site.
• Débriefing et bilan post-événement.

Gestion des imprévus

Le·a directeur·rice technique doit anticiper et gérer les aléas pouvant affecter l’événement :

• Problèmes météorologiques (solutions de repli si nécessaire).
• Incidents techniques (pannes électriques, défaillance de matériel, etc.).
• Coordination des équipes pour une réactivité optimale en cas d’imprévu.
• Sécurité et gestion des flux en cas d’urgence.

Moyens mis à disposition

Les projets passés serviront de base.

• L’avant-projet technique détaillé (programme, budget prévisionnel, contacts utiles, plans d’implantation).
• Accès aux marchés publics existants et contacts des fournisseurs techniques habituels.

Compétences attendues

Le prestataire devra démontrer :

• Expérience confirmée dans la gestion de manifestations de grande ampleur (environ 9000 visiteurs/jour.
• Maîtrise des enjeux de sécurité, réglementation et gestion des flux publics.
• Capacité à piloter un budget technique et logistique.
• Bonne connaissance du statut des intermittents et des contraintes techniques des événements publics.
• Aptitude à coordonner des équipes et gérer un projet complexe avec divers partenaires.
• Capacité d’adaptation aux contraintes institutionnelles et aux protocoles municipaux.

Cadre contractuel

Cette mission est une prestation unique avec une rémunération définie selon les conditions établies par le devis retenu.

Charge de travail prévisionnel

• 2 jours (4x4h) réunions équipe (compréhension des nouveaux enjeux, réaffirmation du projet, suivie globale de l’avancement et bilan.
• 1 jour (2x4h) pour le plan (reprise, modification et changement suivant les demandes).
• 3 jours (6x4h) pour les livrables (consultation prestataire, demande de devis, recrutement intermittents, organisation et articulation globale, rétro planning d’exploitation détaillé).
• 4 jours d’exploitation : pré montage, montage, exploitation, démontage et finition.

Calendrier prévisionnel

• Date limite de candidature : 15 mars 2026
• Notification du marché : 30 mars 2026
• Réunion de lancement : autour du 15 avril 2025
• Livrables 1 & 2 (plans, déroulé d’exploitation, budget et rétroplanning) : 26 juin 2026
• Forum des Assos et des Sports : 3,4, 5 et 7 septembre 2026

Modalité de participation

• CV
• Lettre de motivation
• Devis
• Coordonnées
• Objet du mail "Candidature Directeur Technique Forum des Assos et des Sports 2026– Votre Nom Prénom"